Z bodu A do bodu B bez ztráty dat
Největším nepřítelem stěhování kanceláře není těžký stůl, ale drahocenný čas, kdy zaměstnanci nemohou pracovat a servery nevykazují životní funkce. O návod na „páteční odpoledne → pondělní ráno“ jsme požádali experta z PůjčovnaDodávek.com, který každý rok asistuje desítkám firem na ose Praha 1–10.
Páteční fáze: příprava, která šetří hodiny
| Čas | Krok | Detaily & tipy |
|---|---|---|
| 13:00 | Inventarizace | Finální export seznamu HW, nábytku a archivů. Doporučujeme Google Sheets sdílený s facility manažerem. |
| 14:00 | Štítkování 2 barvami | Zelená = „Nová kancelář, open-space A“; Modrá = „Serverovna / skříň č. 3“. Samolepky číslujte, usnadní to check-in v cíli. |
| 15:00 | IT freeze | Plánované zálohy VM, vypnutí aplikací, snapshot databáze. Fyzické servery chlaďte dál, rozpojení až ráno. |
| 17:00 | Demontáž nábytku | Týmy „stůl + židle + kabely“ na jeden modul (šetří místo v dodávce). Šrouby do sáčku a páskou k desce. |
| 19:00 | Trasa & přístupové cesty | Ověření výtahů (nosnost ≥ 1 000 kg), rezervace nakládací plochy u staré i nové budovy. Často stačí on-line formulář městské části. |
Expert: „Výtah je úzké hrdlo. Pokud máte jediný nákladní a sdílíte ho s jiným nájemcem, nastavte sloty po 30 minutách – fronty mizí a lidé se nehádají.“
Sobotní choreografie: logistika na minuty
07 : 00 – 09 : 30
- Serverovna jako první. Technik vypíná stroje, označuje kabeláž, zaslepuje sloty antistatickými krytkami.
- Dodávky L3H2 čekají u rampy. Těžké racky (300 kg+) putují na nízkozdvižný vozík, fixují se třemi kurty a dekou kolem rohů.
09 : 30 – 14 : 00
| Zóna vozu | Náklad | Proč takhle? |
|---|---|---|
| Přepážka | Servery, kovové skříně | 60 % hmotnosti vpředu = stabilita v zatáčce |
| Střed | Desky stolů, šuplíky | Nulový tlak na dvířka při brzdění |
| Zadní třetina | Monitory v originálních krabicích | Zvládnou drobné vibrace, lehké na ruce při vykládce |
- Štítkovaná IT kabeláž se navíjí na cívky a vkládá do plastových boxů „připojit jako poslední“.
- Kontrolní sken čárových kódů při nakládce (mobilní aplikace) = okamžitý seznam chybějících položek.
Redakce: „Kolik dodávek na 500 m² open-space?“
Expert: „Tři L3H2 nebo dvě L4H3. Důležitější je počet lidí na nakládce – šest v každém místě šlape jako hodinky.“
14 : 00 – 18 : 00
- Průjezd Prahou: v sobotu odpoledne nejvolnější Jižní spojka a tunel Blanka (bez nákladních zákazů).
- Vykládka na nové adrese: zelené štítky směřují do open-space, modré přímo do serverovny.
- Montáž stolů probíhá paralelně s IT: dva týmy šroubují, třetí zapojuje kabeláž podle očíslovaných štítků.
Neděle: oživujeme pracovní prostředí
| Čas | Úkol | Kontrolní bod |
|---|---|---|
| 08 : 00 | Racky v serverovně na místě | Všechny HP G9 online, teplota < 28 °C |
| 10 : 00 | Test LAN & Wi-Fi | Ping gateway < 1 ms, DHCP ok |
| 11 : 30 | Montáž ergonomických ramen monitorů | Vruty M8 + plastové podložky, torque 6 Nm |
| 14 : 00 | Uklízecí četa | Odvoz obalů, vysát koberec, desinfekce stolů |
| 16 : 00 | „Smoke test“ aplikací | CRM, účetnictví a sdílené disky jedou |
| 18 : 00 | Předávací protokol s fotkami | Sken štítků = 100 % match, žádné ztráty |
Expert: „Serverovna mívá vlastní klimatizaci. Nespoléhejte na centrální vzduchotechniku – o víkendu často neběží v plném režimu.“
Klíčové role a jejich checklist
| Role | Zodpovědnost | TOP 3 úkoly |
|---|---|---|
| IT Lead | Servery, síť, zálohy | Snapshoty, odpojení UPS, označení portů |
| Facility Manager | Přístupové cesty, výtahy | Rezervace rampy, klíče, hasicí přístroje |
| Stěhovací koordinátor | Harmonogram, dodávky | Pásky & kurty, kontrola rozložení hmotnosti, foto stavu vozu |
| HR / Office | Štítky, inventář | Barvy štítků, seznam krabic, informovat tým o přístupu v pondělí |
Tři triky pro nulový výpadek v pondělí
- Shadow server
- Zapněte nouzovou VM v cloudu na 24 h; obchodníci mají přístup k datům i při transportu fyzického HW.
- „Hot-desk“ pásky
- Každý monitor dostane pásku se jménem uživatele: při vykládce se montují na správný stůl bez dotazů.
- Paralelní montáž
- Jeden tým skládá stoly, druhý natahuje síť, třetí testuje přihlášení. Při sekvenčním postupu byste ztratili 6–8 h.
Otázky redakce vs. odpovědi experta
Redakce: Jak daleko předem rezervovat dodávky?
Expert z PůjčovnaDodávek.com:
„Na podzimní špičku alespoň 10 dní. U víkendového stěhování držíme flotilu L3H2 a L4H3 připravenou od pátečního rána.“
Redakce: Vyplatí se připlatit za výtahovou klíčenku?
Expert: „Ano. Pokud máte 6 hodin nakládky a výtah sdílí další nájemce, čekání stojí víc než 1 000 Kč za privátní režim.“
Redakce: Co dělat s nadbytečnými obaly a šrouby?
Expert: „Kartony lisujeme přímo v dodávce a odvezeme do sběru. Šrouby v sáčku přilepte k desce nábytku – ztráty šponují náklady na montéry.“
Shrnutí pro manažery stěhování
Inventarizace v pátek odpoledne, barvené štítky a tři paralelní týmy promění kancelářskou migraci v přesně načasovanou akci. Dodávky L3H2 z PůjčovnaDodávek.com zvládnou většinu open-space projektů; klíčem je fyzicky vyvážené naložení (60 % hmotnosti u přepážky) a rezervace výtahů i ramp na obou adresách.
Dojedete-li v neděli v 18 h do cíle se 100 % inventáře, otestovanou sítí a pořádkem na chodbách, pondělní start proběhne bez servisu „helpdesk please!“ – a víkendová investice se vrátí v nepřerušené práci celého týmu.
Přidej komentář jako první k "Kancelářské stěhování v Praze: víkendový harmonogram, který udrží byznys v běhu"