Hodinová sazba řemeslníka a freelancera: jak ji spočítat

Nejčastější způsob, jak si živnostník stanoví hodinovou sazbu, vypadá nevinně: vezme plat, který by chtěl mít, vydělí ho počtem hodin v měsíci a výsledek napíše do nabídky. Vyjde třeba 290 korun a zdá se to jako slušná částka. Za rok se pak ukáže, že peníze nestačí na odvody, nářadí ani na týden nemoci. Tenhle článek ukazuje, jak sazbu spočítat na základě nákladů a hodin, které opravdu můžete prodat, a jak ji potom obhájit před zákazníkem.

Proč nestačí vydělit plat hodinami

Zaměstnanec dostává mzdu i za dovolenou, svátky a dny, kdy nemá co dělat. Živnostník ne. Každá hodina, kterou nevyfakturujete, se musí zaplatit z hodin, které vyfakturujete. Jednoduchý výpočet proto počítá se třemi chybami najednou:

• Bere všechny pracovní hodiny za prodejné. Ve skutečnosti část času zabere nabídky, komunikace, cesty, nákup materiálu, účetnictví a vyřizování reklamací.
• Zapomíná na náklady podnikání. Nářadí, pojištění, software, telefon, auto nebo účetní se platí bez ohledu na to, kolik práce máte.
• Míchá dohromady hrubý a čistý příjem. Z toho, co vyfakturujete, se ještě platí daň z příjmů a zdravotní a sociální pojištění. Přesnou výši vám spočítá účetní podle aktuálních pravidel, do kalkulace ale patří jako samostatná položka.

Kalkulace v pěti krocích

Postup je stejný pro elektrikáře, malíře i grafika. Liší se jen čísla, která do něj dosadíte. Všechny částky v příkladu níže jsou smyšlené, zaokrouhlené a slouží jen k ukázce. Dosaďte své vlastní z loňských faktur a výpisů.

1. Určete cílový příjem. Kolik chcete mít měsíčně na účtu po zaplacení daní a odvodů.
2. Přičtěte daně a odvody. Zjistěte, kolik zisku potřebujete, aby vám po nich cílová částka zůstala.
3. Sečtěte roční náklady podnikání. Prostudujte výpisy z účtu za poslední rok a nezapomeňte na věci, které se neplatí měsíčně.
4. Spočítejte fakturovatelné hodiny. Odečtěte dovolenou, svátky, nemoc, vzdělávání a čas, který nejde vyfakturovat.
5. Vydělte. Potřebné roční tržby děleno fakturovatelné hodiny je vaše minimální sazba.

Příklad: samostatný řemeslník nebo freelancer

Představte si osobu, která chce mít na účtu 50 000 korun měsíčně po odvodech. To je 600 000 korun ročně. V příkladu počítáme s tím, že daně a odvody spolknou pětinu zisku (jde o předpoklad pro ukázku, ne o pravidlo). Zisk před nimi proto musí být 600 000 děleno 0,8, tedy 750 000 korun.

Roční náklady podnikání vypadají takto:

Potřebné roční tržby jsou tedy 750 000 plus 258 000, dohromady 1 008 000 korun.

Teď hodiny. Rok má 52 týdnů. Odečtěte 5 týdnů dovolené, 2 týdny svátků a nemoci a 1 týden vzdělávání. Zbývá 44 týdnů po 40 hodinách, tedy 1 760 hodin. Jenže část času nikdo neplatí: nabídky, zaučení nového zákazníka, cesty, vyúčtování. Když se za fakturovatelných 60 % považuje 1 056 hodin, sazba vychází:

1 008 000 : 1 056 = zhruba 955 Kč za hodinu (bez DPH).

Původní zkratka, tedy 600 000 děleno 2 080 hodinami v roce, dala 288 korun. Rozdíl je více než trojnásobný. Krátká zkratka přitom nepočítá s náklady, s odvody ani s hodinami, které se nedají vyfakturovat.

Jak moc ovlivní sazbu podíl fakturovatelných hodin

Podíl prodejného času je z celé kalkulace nejcitlivější číslo. Pořád platí stejné roční tržby 1 008 000 korun, mění se jen hodiny:

Řemeslník, který jezdí po stavbách, bude mít podíl nižší než grafik pracující z domova, protože cestování a nákup materiálu se do fakturovaných hodin nepočítá. Hodnotu si zjistěte poctivě: dva až tři týdny si zapisujte, na co jde čas, a spočítejte, kolik z něj skončilo na faktuře.

Paušální výdaje nejsou totéž co skutečné náklady

Když uplatňujete výdaje paušálem, daňový základ počítáte jinak: podle zákona o daních z příjmů (§ 7 odst. 7) jde o 80 % z příjmů u řemeslné živnosti (uplatnit lze nejvýše 1 600 000 Kč výdajů) a 60 % z příjmů u ostatních živností (nejvýše 1 200 000 Kč výdajů). To ovlivňuje, kolik zaplatíte na dani, ale nářadí, benzin ani pojistka kvůli tomu nezmizí. Do kalkulace sazby proto patří skutečné náklady, které z vašeho účtu odcházejí, ať už si je odpočítáte skutečně, nebo paušálem.

DPH a sazba

Sazba z příkladu je bez DPH. Podle zákona o DPH (§ 6 odst. 1) se osoba povinná k dani stává plátcem od prvního dne roku následujícího po kalendářním roce, v němž její obrat v tuzemsku překročil 2 000 000 Kč (při překročení 2 536 500 Kč už dnem následujícím). Pokud plátci nejste, zákazník platí přesně vaši sazbu. Pokud plátci jste, DPH k ní přičtete navíc. Vaši kalkulaci to nemění, jen konečná cena vychází pro zákazníka, který si DPH nemůže odečíst, vyšší.

Jak sazbu obhájit před zákazníkem

Zákazník vidí jen částku za hodinu a porovnává ji se svou mzdou nebo s nabídkou konkurence. Pomáhá tyto věci říct rovnou:

• Nabízejte cenu za výsledek, ne jen za hodinu. Když odhadnete práci na 12 hodin, napište celkovou cenu i rozpis. Zákazník se nebude bát, že hodiny poběží donekonečna.
• Vysvětlete, co v ceně je. Doprava, materiál, záruka, pojištění, úklid po práci. Když to nenapíšete, zákazník to bude považovat za samozřejmost.
• Rozlište minimální zakázku. Krátký výjezd nebo malá oprava stojí čas na cestu i na přípravu, proto se osvědčuje minimální částka za výjezd.
• Buďte důslední. Sazba, kterou dnes snížíte, aby vás zákazník vzal, je zítra vaše sazba pro všechny zákazníky.
• Sazbu pravidelně upravujte. Aspoň jednou ročně ji přepočítejte podle nových nákladů a skutečně fakturovaných hodin.

Praktické tipy k faktuře najdete v článku Online fakturace: pokročilé tipy pro efektivitu. Jak si ohlídat provoz, když nepracujete, popisuje text Živnostník na dovolené: provoz, pošta a termíny bez stresu.

Kdy sazbu zvýšit a co dělat s levnějšími zakázkami

Když máte plný kalendář a zákazníci sazbu nikdy nezpochybní, je pravděpodobně nízká. Když naopak poptávka schází dlouhodobě, nejdřív zkontrolujte, jestli není problém v propagaci a v dosažitelnosti, a ne jen v ceně. Občas dává smysl přijmout zakázku pod sazbou, například jako pravidelnou práci, která vyplní hluché dny. Podmínkou je, že o tom rozhodujete vědomě a víte, kolik vás taková hodina stojí.

Časté otázky

Jak vysoký podíl fakturovatelných hodin je realistický?

Obecné číslo, které by platilo pro všechny, neexistuje. Záleží na oboru, na tom, kolik času zabere cestování, a na tom, jak dobře máte zajištěnou poptávku. Nejspolehlivější je si dva až tři týdny zapisovat, na co jde čas, a podíl spočítat ze svých dat.

Mám do sazby počítat i nemoc a dovolenou?

Ano, a děje se to automaticky: dovolenou, svátky a nemoc odečtete od dostupných hodin, takže stejné roční tržby dělíte menším počtem hodin. Právě tím se živnostník liší od zaměstnance, kterému se tyto dny platí zvlášť.

Vyplatí se raději cena za hodinu, nebo za zakázku?

Záleží na tom, jak dobře umíte práci odhadnout. Pevná cena je pro zákazníka přehlednější, ale nese riziko na vaší straně. Hodinová sazba je bezpečnější pro vás, ale zákazník ji může vnímat jako otevřený účet. Často se osvědčuje kombinace: odhad s rozpisem a dohodou, kdy se cena upravuje.

Musím do sazby zahrnout daně a pojištění?

Jako zisk, který potřebujete vydělat, ano. Jejich přesná výše ale závisí na vašem příjmu a způsobu uplatnění výdajů, proto ji ověřte s účetní nebo na webech finanční správy a správy sociálního zabezpečení.

Jak často sazbu přepočítat?

Aspoň jednou ročně a vždy, když se výrazně změní náklady (nové auto, dražší materiál, větší zásoba nářadí) nebo počet hodin, které skutečně fakturujete.